報告書の書き方

報告書とは

社会人になると会社で報告書を書く機会が多くなります。報告書は上司や取引関係者などに情報を提供するための手段として報告する文書です。報告書にもそれぞれ種類があり報告書のテーマに合わせて文章を作成しなければなりません。日報、週報、月報のような定期的な報告書なら項目内容に対する報告を迅速に、調査報告書は正確な情報収集結果、提案書は説得力と説得要因になる情報、始末書は申し訳ないという反省の気持ちとその失敗に至った経緯などです。書式などがない報告書であれば最低限５W１H「いつ（When）どこで（Where）だれが（Who）何を（What）なぜ（Why）どのように（How）」にあたる内容を詳細に報告書形式でまとめると、情報を分かりやすく更に伝えなくてはいけない情報を上手く伝達することができます。

報告書とは客観的な事実を正確に伝え、何に対するどのような報告がわかる文章を報告書といいます。大学でも実験報告書、研修報告書などを作成することがありますが、社会人になると更に様々な報告書を書く機会が増えてきますので分かりやすい文章を書けるように大学生のうちから訓練しておくと 社会人になったとき文書作成に対する負担感が少なくなると思います。

1 報告書の種類

＜定期的＞
日報、週報、月報

＜不定期＞
実験報告、研修・セミナー等の報告書、調査報告書、クレーム報告書など。

2 報告書の書き方

（１）報告書のテーマと目的などの趣旨
（２）方法、詳細、必要な事項
（３）結果
（４）分析や対策
（５）添付、参考資料

また、大学で提出をよく求められる実験報告書の一例
（１）目的
（２）原理・方法
（３）結果
（４）考察
（５）結論
（６）参考文献

3 終わりに

報告書は客観的な事実を的確に書くのであって、的確に伝えるためには簡潔明瞭に、余計な飾りつけはしないようにしましょう。どんなに良い結果の報告書でも伝わらなければ意味がないので、わかりにくい報告書は避けるように意識しましょう。