All rights reserved.
資料の原本内容
文 書 管 理 規 程
第１条(目的)
この規程は、文書保存と廃棄処分を適切に行い、事務の合理的運営に資すること
を目的とする。
第２条(適用文書の範囲)
この規程の適用を受ける文書および帳票は、主務官庁関係書類、諸規程、禀議書、
議事録、往復文書、通知書、調書、報告書、契約書、証拠書類、参考書類、帳簿、伝票、磁気データ、コンピューターの記憶媒体、フィルム、ビデオテープ、録音テープ、その他会社業務に必要な一切の記録で、一定期間の保存を要するものをいう。
第３条(私有禁止)
文書は全て会社組織内で管理するものとし、私有してはならない。
第４条(文書の主管)
文書の主管部署は、総務部とする。
第５条(文書の保存および処分の原則)
各部室では、部室長の指名により文書取扱担当者を定め、その者は各部室の文書
につき整理、保管、保存及び廃棄の事務をこの規程の定めるところにより行う。但し、現に使用中の文書の整理、保管は所管部署の各事務担当者が行なう。
第６条(文書の保存期間の区分と期間の計算)
文書の保存期間は法令その他特別に定めのあるときのほか、帳簿はその閉鎖の時、
その他の文書は編綴の時から起算する。
第７条(保存期間)
文書の保存期間は、原則として別表による。
第８条(保存の方法)
一定の事務処理を終えた文書は速やかに編綴するものとし、会計年度ごとに所管
部署において編綴し、文書名、保存期間、保存の開始日および終了日、その他文書保存の必要な事項を明記して保存しなければならない。
第９条(保存場所の基準)
保存文書を保存するときは、担当者不在時でも容易に引出しできるように整理し
ておかなければならない。
第１０条(保存期間の変更)
文書の保存期間は、必要に応じ関係部署と協議のうえ、保存期間の短縮または延
長をすることができる。
第１１条(保存文書の移管
組織、分掌の変更等により保存文書の移管の必要が生じたときは、関係部署と協
議のうえ、文書の引継ぎを行い、その保管場所を明らかにするために引継書を作
成する。
第１２条(廃棄処分)
１．文書保存期間を経過した文書は、関係部署と協議のうえ、原則として焼却処
分とする。
２．保存期間中であっても、所管部門長が保存する必要がないと判断した場合は、
前項の処分方法により廃棄することができる。
３．期限到来後も保存が必要な文書については、所管部門長が保存に必要な期間
を定めて保存を継続するものとする。
[附則]
１． この規程の所管部署は、総務部とする。
２． この規程は、平成○年○月○日から施行する。
文書保存期間一覧表
Ⅰ 永久保存
1． 定款及び諸規程
定款その他の諸規程及び内規、通達類
２． 官公書より受けた免許、許可、認可に関する証書のうち重要なもの
３． 重要な契約書及び証書
出店契約書、金銭消費賃借契約書、保険証書
４． 土地、建物に関する書類
売買契約書、賃貸借契約書、不動産評価書
５． 訴訟に関する書類
６． 登記、登録に関する書類
登記権利証等
７． 株主総会議事録、取締役会議事録及び監査役会議録
８． 決算に関する重要な書類
営業報告書、損益計算書、貸借対照表、原価計算書、 有価証券報告書、 税務申告書および関連書類、残高試 算表、伝票（仕訳表）、総勘定元帳 （勘定票）、補助 簿、証憑書類
９． 重要な統計及び調査資料
１０． 会社財産に関する書類
資産管理台帳等
１１． 重要な人事関係書類
人事稟議、人事歴（カード類）、源泉徴収簿、賃金台 帳
Ⅱ １０年間保存
1． 会計帳簿及びその他関係書類
請求書、領収証（控）、小切手帳（控）、手形（控）、 原価台帳、その他これに準ずる書類
２． 営業に関する書類
営業日報、売上日計表、棚卸表
３． 重要な人事関係書類
給料明細書、職制別人員表、賞与・昇給算出表、扶養 控除申告書、所得 税関係書類、健康診断簿、退職者人 事書類
４． 稟議書及び添付書類
稟議書、それに付随する書類
Ⅲ ５年間保存
1． 各種の予算に関する書類
売掛金・買掛金・残高明細書、原価計算書、日計表及 び月計表
株主総会委任状及び株式に関する書類（名義書換代理人が管理するもの
を除く）
委任状、招集通知、決議通知、配当金支払通知書、そ の他名義書換代理 人から報告される重要な文書
３． 社会保険に関する帳簿その他関係書類
被保険者台帳、資格得喪届、算定基礎届、月額変更届、被扶養者異動届
４． 社員の勤怠に関する書類
出勤簿（タイムカード）、出張申請書
５． 租税公課、負担金に関する書類
住民税台帳（通知書）等、その他納付書類等
６． 各種の重要な参考書類
申請報告書、商談議事録、会社等に提出する申請書 （控）、捺印申請 簿
Ⅳ ３年間保存
社員の身上異動等の諸届
Ⅴ １年間保存
その他会社宛に提出された書類、会社名にて発信する書類（控）
[別表]
総務部 (総務課)
区 分 保存文書及びき帳票 期 間
定款関係 １．定款の制定及び改廃に関する書類 永久
議事関係 １．株主総会議事録 永久
２．取締役会議事録 10年
官公庁関係 １． 官公庁・団体提出示達文書(許認可申請通知等)
永久
登記・公告・訴訟・調停各諸記録
契約書関係 １． 賃貸借契約書,保守契約書,委嘱契約書,リース契約書
契約終了後10年
２．土地建物売買契約書 永久
謄本関係 １．登記簿謄本 永久
規程関係 １．社内規程 失効後10年
通達関係 １．通達 失効後10年
２．連絡 失効後10年
印章関係 １．押印申請書 10年
文書保存関係 １．文書保存管理台帳 永久
２．文書保存依頼書,保管文書廃棄処理申請書, 7年
文書保存管理台帳,転記済部分
総務部 (総務課)
区 分 保存文書及び帳票 期 間
禀議関係 １．禀議書,禀議受付簿 10年
株式関係 １．株券台帳,株主名簿,印鑑名簿,持株会諸表 永久
貸付関係 １．契約書,借用申請書 契約終了後10年
車両管理関係 １．車両管理台帳 廃車後10年
２．運転日誌 3年
総務部 (人事課)
区 分 文書保存及び帳票 期 間
人事関係 １．社員証 打抜後5年
２．採用関係書類,退職者書類 永久
給与賞与関係 １．給与・賞与台帳,定期昇給一覧表,財形・ 10年
損害保険他天引書類,源泉徴収簿
２．給与・賞与振込一覧表 7年
勤怠関係 １．月末処理表,タイムカード 10年
保険関係 １．健康・厚生年金・雇用・労災各保険台帳 永久
健康診断個人表,他関係書類
区 分 保存文書及び帳票 期 間
人事関係 １．人事考課表 10年
教育 １．各種訓練,セミナー報告書 5年
経理部 (経理課)
区 分 保存文書及び帳票 期 間
会計関係 １．総勘定元帳,,仕訳伝票 永久
２．補助元帳,現金元帳,試算表 10年
３．現預金出納日報 10年
決算関係 １． 財務諸表,営業報告書,計算書類,計算書類付属明細書,
永久
利益処分計算書,損失処理計算書
２．月次計算書 7年
伝票関係 １．各種請求書,領収書 10年
税務関係 １．法人税・地方税申告書 永久
売上関係 １．売上日計表,レジ記録紙,夜間金庫入金表 7年
クレジット控
契約関係 １．...
